Với tính năng này, bạn có thể đảm bảo sự đồng nhất, công bằng cho các nhân viên cũng như có thể theo dõi được công việc mà mỗi nhân viên đã làm để tính KPI dễ dàng hơn, tiết kiệm được thời gian và công sức cho chủ shop.

Lưu ý, đây là tính năng có trong gói dịch vụ Social Advanced, vui lòng nâng cấp gói để sử dụng.

1. Trước khi đi chi tiết vào từng tính năng, bạn cần nắm rõ "chế độ nhận hội thoại"


Đây là trạng thái để nhân viên của bạn sử dụng trong trường hợp bạn mở tính năng phân chia hội thoại tự động:

  • Những nhân viên để chế độ nhận hội thoại là Đang trực tuyến thì sẽ được chỉ định hội thoại tự động cho họ.
  • Trường hợp nhân viên để chế độ nhận hội thoại là Tạm nghỉ thì hệ thống sẽ không chỉ định hội thoại cho họ nữa. Nhân viên có thể chủ động chuyển sang tạm nghỉ trong trường hợp họ có quá nhiều hội thoại được chỉ định mà xử lý không kịp. Các nhân viên nghỉ việc và không đăng nhập vào hệ thống trực chat Harasocial thì mặc định chế độ nhận hội thoạiTạm nghỉ.

2. Thiết lập phân chia công việc

Để thiết lập chia tự động, bạn làm như sau: truy cập trang quản trị HaraSocial → Cài đặt tài khoản → Phân chia công việc:

Tại đây sẽ có 3 tùy chọn để lựa chọn và bật/tắt tùy vào nhu cầu vận hành của bạn:

a. Tự động phân công hội thoại cho nhân viên đang trực tuyến:

Các hội thoại là tin nhắn (inbox) sẽ được chia đều tự động cho các nhân viên đang để chế độ nhận hội thoại là Đang trực tuyến: nhân viên sẽ được hệ thống phân chia hội thoại tự động. Cơ chế phân chia hội thoại sẽ theo hình thức xoay vòng, ví dụ:

  • Có 2 nhân viên A và B đang trực tuyến và có 3 hội thoại mới -> 1 hội thoại cho A, 1 hội thoại cho B, tiếp tục 1 hội thoại cho A.

Khi nhân viên chọn chế độ Tạm nghỉ: hệ thống sẽ không tự động giao thêm hội thoại cho nhân viên này nữa. Trong trường hợp bạn/nhân viên quá tải, chưa kịp xử lý các hội thoại đã được phân công, hãy bật chế độ Tạm nghỉ để ưu tiên xử lý trước các hội thoại còn tồn đọng và ngưng nhận hội thoại mới, ưu tiên hội thoại mới cho các bạn nhân viên khác đang trực tuyến.

Lưu ý: Tính năng tự động phân chia các hội thoại là inbox, chưa phân chia tự động cho bình luận.

b. Tự động gỡ giao việc nếu nhân viên chuyển sang chế độ tạm nghỉ:

Khi bật chế độ này, nếu nhân viên nào đang để chế độ nhận hội thoại là Tạm nghỉ thì hội thoại tin nhắn sẽ không được chỉ định cho họ nữa.

c. Tự động chuyển qua chế độ tạm nghỉ:

Trong quá trình trực chat, nhân viên sẽ có những khoảng thời gian xử lý các vấn đề cá nhân hoặc nghỉ giải lao dẫn  đến các hội thoại của khách hàng khi được chỉ định sẽ làm khách hàng phải đợi lâu:

  • Khách hàng không hài lòng.
  • Nhân viên cũng bị đánh giá kém hiệu quả trong vài tình huống không mong muốn.

Nếu bật chế độ này, trong vòng 10 phút nếu nhân viên đăng xuất hoặc không trả lời bất cứ hội thoại nào thì hệ thống sẽ tự động chuyển qua trạng thái nhận hội thoạiTạm nghỉ.