Việc thiết lập sẵn các câu trả lời nhanh sẽ giúp ích rất nhiều trong việc chăm sóc, tư vấn khách hàng thông qua chat. Giúp bạn tiết kiệm thời gian soạn thảo lại câu trả lời cho những câu hỏi thường gặp. Để tạo trả lời nhanh trên Harasocial các bạn hãy làm theo hướng dẫn bên dưới.

 

Mục lục:

  1. Hướng dẫn tạo trả lời nhanh trên Harasocial

Bước 1: Dưới mỗi khung hội thoại đều có nút trả lời nhanh, nhấp vào icon và chọn ‘Tạo trả lời nhanh’

 

Bước 2: Sau khi chọn ‘Tạo trả lời nhanh’, bạn thiết lập các nội dung của các câu trả lời bao gồm:

  • Phím tắt: là nội dung ngắn gọn bạn sẽ chọn để đại diện có toàn bộ nội dung liên quan. Các phím tắt sẽ được lưu mặc định dưới dạng in hoa, không dấu, không dấu cách và có dấu ‘/’ để phân biệt với các văn bản thông thường. 

Ví dụ:

Khi muốn tìm kiếm câu trả lời nhanh, bạn chỉ cần bấm “/ ” ở đầu nội dung tin nhắn tại khung reply hội thoạihệ thống bắt đầu mở một danh sách  các mã viết tắt của câu trả lời nhanh tương ứng  sẽ hiện ra như sau: 

  • Tiêu đề: là tiêu đề cụ thể giúp phân biệt các phím tắt với nhau. 

  • Nội dung: là nội dung đầy đủ sẽ được gửi đến khách hàng. 

  • Gắn thẻ: Chèn trường thông tin khách hàng 

Với tính năng này, việc tự động điền các thông tin của khách hàng sẽ trở nên dễ dàng hơn. Hiện tại với tính năng trả lời nhanh Harasocial hỗ trợ 5 thẻ thông tin mặc định gồm: Họ và Tên, Giới tính, Địa chỉ, Số điện thoại, Tên trang

  • Họ và tên: Họ và tên đầy đủ của khách hàng - Mặc định giá trị thay thế = “họ tên khách hàng”

  • Giới tính: Giới tính khách hàng trường lấy từ Omni - Mặc định giá trị thay thế = Anh/chị

  • Địa chỉ: Địa chỉ liên hệ của khách hàng lấy full toàn bộ - Mặc định giá trị thay thế = “địa chỉ khách hàng”

  • Số điện thoại: Số điện thoại liên hệ của khách hàng - Mặc định giá trị thay thế = “số điện thoại khách hàng”

  • Tên trang: Tên trang fanpage của bạn - Mặc định giá trị thay thế = “tên trang fanpage của bạn.

Ví dụ:

Lưu ý: 

  • Đối với thông tin số điện thoại và địa chỉ trên đây chỉ là những thông tin mặc định do khách hàng tạo được lưu trên Facebook, Instagram và Zalo; tuy nhiên, khi chốt đơn sản phẩm bạn cần phải xác nhận lại với khách hàng số điện thoại và địa chỉ chính xác cho việc giao hàng. 

  • Hiện tại nội dung của tin nhắn trả lời nhanh sẽ có giới hạn số từ tùy theo nền tảng quy định. Với Facebook, nội dung tin nhắn sẽ giới hạn là 2000 chữ. Đối với Instagram sẽ là 1000 chữ. Trong trường hợp nội dung có bao gồm thẻ trường thông tin nhưng bạn lại vượt giới hạn số từ, hệ thống sẽ hiện thông báo để bạn có thể chỉnh sửa. 

  • Hình ảnh: Thêm hình ảnh liên quan:

Bấm “Thêm hình ảnh”

Upload các hình ảnh liên quan: 

Bạn có thể thêm hình ảnh bằng cách bấm vào “Thêm hình ảnh”. Ngoài ra trong trường hợp bạn muốn xóa ảnh, bạn có thể chọn xóa từng ảnh bằng cách nhấp vào biểu tượng "xóa" như hình. 

Lưu ý: 

  • Hình ảnh sẽ được tải lên trực tiếp từ máy tính và hệ thống chưa hỗ trợ thêm hình ảnh từ kho hình ảnh cá nhân.

  • Hình ảnh giới hạn dung lượng nhỏ hơn hoặc bằng 5MB đối với kênh Facebook và Instagram. Đối với kênh Zalo, hình ảnh sẽ giới hạn dưới 1MB. 

 

Bước 3: Sau khi điền đầy đủ nội dung, chọn ‘Lưu’

Bước 4: Để Tạo mới chọn , để thay đổi nội dung phím tắt chọn . Sau khi hoàn tất chọn ‘Hoàn tất’.

Ở phần chỉnh sửa , bạn có thể thực hiện chỉnh sửa nội dung tin nhắn theo mong muốn. Ngoài ra, bạn cũng có thể xóa tin nhắn mẫu bằng cấp bấm vào nút “Xóa”

2. Trải nghiệm thực tế 

Sau khi hoàn tất, quay trở lại khung hội thoại với khách hàng bấm vào Trả lời nhanh  sẽ thấy các câu trả lời nhanh bạn đã thiết lập trước đó. 

Để sử dụng câu trả lời nhanh bạn nhấp trực tiếp vào phím tắt phần nội dung đầy đủ sẽ được hiện ra.

Lưu ý: Khi tạo câu trả lời nhanh sẽ có đi kèm các hình ảnh liên quan. Tuy nhiên có một số giới hạn được đặt ra như sau: 

  • Đối với bình luận:

    • Facebook, Instagram: tối đa 1 hình

    • Zalo: tối đa 1 hình

    • Format image: .jpg, .jpeg, .png, thêm .gif chỉ dành cho Facebook, Instagram

  • Tin nhắn:

    • Facebook, Instagram: tối đa 18 hình

    • Zalo: tối đa 1 hình

    • Format image: .jpg, .jpeg, .png, thêm .gif chỉ dành cho Facebook, Instagram

Bạn chỉ cần nhấn gửi đến khách hàng là xong! Tiết kiệm được rất nhiều thời gian và nâng cao năng suất làm việc của nhân viên.

Hi vọng thông tin trên sẽ phần nào giúp ích cho các bạn mới sử dụng Harasocial, hãy tiếp tục theo dõi đội ngũ Harasocial sẽ quay trở lại với nhiều bài viết hữu ích hơn.

Đội ngũ hỗ trợ Harasocial chúc bạn thành công!