Bài viết hướng dẫn dành cho nhân viên trực chat. Nếu bạn là chủ cửa hàng, hãy thiết lập hệ thống trước khi hướng dẫn nhân viên tạo đơn hàng trên Harasocial:

Lưu ý: Để tạo đơn hàng trên HaraSocial, hệ thống sẽ dựa trên tổng số tồn hiện có trên các kho. Ví dụ như Sản phẩm A có tồn ở kho A là 2 và kho B là -2, nghĩa là sản phẩm A có tổng tồn ở các kho là 0. Khi bạn tạo đơn hàng này ở HaraSocial và chọn kho A (kho còn 2 sản phẩm) nhưng hệ thống vẫn sẽ báo là Sản phẩm đã hết hàng và đơn hàng không được tạo. 

Bạn chỉ cần thực hiện điều chỉnh lại số lượng tồn của sản phẩm đó ở 1 trong 2 kho (sao cho tổng tồn trong các kho lớn hơn 0) và tiếp tục thực hiện việc tạo đơn


MỤC LỤC

Hướng dẫn tạo đơn hàng ngay trong khi chat với khách hàng

Ở bước này, bạn có thể xem lại về lịch sử đơn hàng của khách để có hướng tư vấn và bán thêm hợp lý:

Sau khi chat và xin thông tin chốt đơn với khách hàng xong, bạn hãy bấm vào tab Tạo đơn hàng 


Bước 1: Chọn kho lấy hàng phù hợp nhất (còn hàng, gần khách nhất hoặc theo điều phối của quản lý kho)

Nếu chỉ có 1 kho hàng, bạn có thể bỏ qua bước chọn kho này.

Bước 2: Cập nhật địa chỉ giao hàng

Với các khách hàng mới chưa từng phát sinh đơn hàng trên hệ thống, bạn cần cập nhật thông tin khách hàng vào địa chỉ giao hàng (chọn biểu tượng kí hiệu số 1) → địa chỉ đầu tiên này sẽ là địa chỉ mặc định của khách sau này:

Trường hợp khách hàng cũ quay lại mua hàng, bạn sẽ thấy các địa chỉ giao hàng trước đây họ từng mua:

Bạn xác nhận chính xác với khách hàng và hoàn tất địa chỉ nhận hàng bạn nhé!

Để có thể tiết kiệm được thời gian, hệ thống Harasocial tự động lọc trong 10 tin nhắn gần nhất có bao gồm các địa chỉ khách hàng đã cung cấp để khách hàng có thể lựa chọn địa chỉ phù hợp. Hệ thống tự động đưa ra 3 gợi ý địa chỉ để có thể chọn lựa. 

Lưu ý: Khi hệ thống tự động lọc 10 tin nhắn có địa chỉ khách hàng, các nội dung tin nhắn sẽ đi kèm với phần địa chỉ gợi ý. Bạn cần phải loại ra các thông tin không liên quan và chỉnh sửa những thông tin địa chỉ không chính xác trước khi xác nhận đến khách hàng.  

Khi khách hàng đã chọn ra được địa chỉ giao hàng chính xác, bạn cần lưu lại thông tin để theo dõi và áp dụng cho những lần mua hàng sau của khách hàng. 

Trong trường hợp bạn gõ địa chỉ vào khung nhập địa chỉ từ ký tự thứ 10 ở ô nhập số nhà, tên đường thì hệ thống bắt đầu hiển thị tối đa 3 gợi ý các địa chỉ từ dữ liệu AI. Và khi lựa chọn được địa chỉ thì hệ thống sẽ tiến hành tách các cấp của địa chỉ vào các mục tương ứng. 

Bước 3: Thêm sản phẩm và ghi chú đơn hàng

Sau khi thêm sản phẩm, bạn có thể tùy chỉnh giá, số lượng của sản phẩm.

Ghi chú bạn thêm chính là những ghi chú dành cho đơn hàng này, bạn có thể note vào tình trạng sản phẩm, những đặc điểm cần lưu ý đối với đơn hàng...

Bước 4: Bổ sung khuyến mãi và phí vận chuyển nếu có

Khuyến mãi là "vũ khí" siêu lợi hại giúp tăng tỷ lệ chốt đơn và hoàn tất đơn hàng. Hãy luôn dành ra 1 khuyến mãi "ẩn" để chinh phục các khách hàng "khó tính" bạn nha. Bạn có thể thiết lập khuyến mãi theo số tiền hoặc phần trăm giá trị đơn hàng kèm lý do khuyến mãi để sau này dễ đối soát:

Tiếp theo, hãy tính phí vận chuyển cho đơn hàng. Phần lớn các shop sẽ tính cước phí chung cho khách hàng theo nội/ngoại thành để dễ báo giá:

Bước 5: hoàn tất tạo đơn hàng

Có 2 tùy chọn để bạn hoàn tất việc tạo đơn hàng trên Harasocial:


Tùy chọn 1 (khuyến khích): Tạo đơn hàng và tạo vận đơn ngay trên Harasocial luôn (tùy chọn này sẽ đỡ mất thời gian hơn trong quá trình vận hành). Tuy nhiên tính năng này sẽ không áp dụng với phương thức thanh toán thông qua ví điện tử.                                                              

Cập nhật đầy đủ các thông tin cho đơn vị vận chuyển và chọn đơn vị vận chuyển đã kết nối:

Nếu bạn đã có mức phí ship hàng chung và chọn ở bước 4 rồi thì không cần tích chọn vào Người nhận trả phí. Hãy tích chọn vào Bảo hiểm hàng hóa nếu muốn đảm bảo rủi ro cho đơn hàng → tùy vào nhà vận chuyển mà nhà vận chuyển sẽ có mức đền bù hợp lý khi xảy ra sự cố hư hỏng hoặc thất lạc đơn hàng.

Sau đó bấm hoàn tất, hệ thống sẽ có thông báo đang chờ chuyển sang nhà vận chuyển. Bạn có thể bấm vào mã đơn hàng để kiểm tra trạng thái của đơn hàng đó ngay trên Haravan OmniPower: 

       

note

Một số nhà vận chuyển sẽ cập nhật thêm trường thông tin trên bảng tạo vận đơn trên HaraSocial


  • Nhà vận chuyển ShipChung.vn: Thêm trường thông tin Người nhận trả phí, Mã khuyến mãi, Chiều dài, Chiều rộng, Chiều cao
  • Nhà vận chuyển ViettelPost 2018: Thêm trường thông tin: Mã khuyến mãi.
  • Nhà vận chuyển VN Post: Thêm trường thông tin: Cho xem hàng, Người nhận trả phí.

- Cập nhật thông tin địa chỉ hành chính: Theo địa chỉ hành chính của nhà nước hiện tại, các quận thuộc Quận Thủ Đức, Quận 2 và Quận 9 sẽ được gộp vào Thành phố Thủ Đức. Do đó , Haravan  cập nhật Thành phố Thủ Đức để giao hàng.

Đối với các khách hàng cũ đã lưu địa chỉ là 1 trong số 3 quận cũ đó trước đây:

  • Khi bạn lựa chọn các quận cũ để giao hàng thì sẽ nhận được thông báo là “Không hỗ trợ giao hàng cho địa điểm này” mà thay vào đó quận cũ đã được thay đổi thành Thành phố Thủ Đức. 

  • Phía nhà vận chuyển không hỗ trợ với các địa chỉ cũ nên với những địa chỉ cũ, hệ thống sẽ không gửi thông tin qua phía nhà vận chuyển. 

  • Đối với các khách hàng muốn thay đổi địa chỉ, trên danh sách quận/huyện sẽ hiển thị 3 quận cũ của khách đã được lưu trước đây, tuy nhiên thì bạn sẽ không thể chọn lại địa chỉ trong 3 quận cũ đó. Khi bạn nhấp vào, hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Địa chỉ cũ”, đồng thời trên danh sách sẽ ẩn 2 địa chỉ cũ còn lại. 

Ví dụ: Địa chỉ khách hàng trước đây đang ở Quận Thủ Đức, khi bạn muốn thay đổi địa chỉ cho khách hàng này, bạn nhấn vào danh sách quận/huyện, sẽ thấy Quận Thủ Đức bị mờ đi và không tìm thấy Quận 2 và Quận 9 trên danh sách quận/huyện nữa. 

Đối với khách hàng đang lưu địa chỉ không thuộc Quận Thủ Đức, Quận 2, Quận 9 hoặc khách hàng chưa có địa chỉ dưới hệ thống: 

  • Khi bạn cập nhật địa chỉ cho khách hàng thì trên danh sách Quận/Huyện sẽ không hiển thị quận Thủ Đức, Quận 2 và Quận 9 nữa, thay vào đó là Thành phố Thủ Đức.


Tùy chọn 2: Chỉ tạo đơn hàng → Xử lý đơn hàng và tạo vận đơn tiếp ở Haravan OmniPower.

Làm tương tự các bước như tùy chọn 1. Sau khi đơn hàng được tạo xong, bạn hoặc nhân viên phụ trách phải tiến hành xử lý tiếp ở Haravan OmniPower.

Bạn hãy xem qua các thao tác xử lý đơn hàng trên OmniPower tại đây.

HaraSocial đã phát triển thêm chức năng tạo vận đơn ngay trên hệ thống mà không cần qua OmniPower để xử lý. Chức năng này sẽ giúp bạn trở lại tạo vận đơn cho những đơn hàng trước đó đã tạo trên HaraSocial, trong trường hợp có quá nhiều đơn hàng và nhân viên không thể tạo luôn vận đơn ngay tạo đơn hàng. 

Những đơn hàng chưa tạo vận đơn thì sẽ có một nút Giao hàng hiển thị bên cạnh.       

                   


Khi bạn trỏ chuột vào vào mã đơn hàng trên danh sách các đơn hàng gần nhất hoặc danh sách tất cả các đơn hàng, sẽ hiển thị bảng thông tin chi tiết đơn hàng